Notion vs Confluence,
팀에서 실제로 써보니
두 도구 다 써본 입장에서 — 상황별로 어느 게 맞는지 솔직하게
두 도구를 모두 써본 배경
첫 번째 스타트업에서는 Notion을 썼다. 팀 규모가 작았고, 빠르게 문서를 만들고 수정해야 했다. 두 번째 회사로 이직하면서 처음으로 Confluence를 경험했다. Jira를 쓰는 팀이었고, Confluence가 자연스럽게 따라왔다.
두 도구를 모두 실무에서 쓰면서 "어느 게 더 낫냐"는 질문보다 "어느 상황에서 어느 게 맞냐"가 더 중요한 질문이라는 걸 알게 됐다. 이 글은 그 경험을 솔직하게 정리한 것이다.
항목별 직접 비교
자유로운 레이아웃 WIN
UX
익숙하지만 덜 유연함
자체 연동 위주
연동
이슈 임베드, 자동 업데이트 WIN
URL 공유 즉시 가능 WIN
난이도
초기 설정 복잡
딥 링크 찾기 어려움
성능
레이블·필터 지원 WIN
Plus 플랜 합리적 WIN
규모 커지면 비쌈
페이지 변경 추적 쉬움 WIN
관리
UI 덜 직관적
팀 공유 시 복잡해짐
관리
기업 수준 세분화 WIN
속도
글쓰기·요약 지원 WIN
기능
검색·요약 기능 있음 비김
Notion — 처음엔 신기했다가 이런 점이 불편했다
Notion의 블록 에디터는 처음엔 정말 좋았다. 드래그앤드롭으로 섹션을 이리저리 옮기고, 데이터베이스를 페이지 안에 박아넣고, 토글로 정보를 접어두는 것들이 깔끔했다. 개인 노트로는 최고였다.
문제는 팀이 쓰기 시작하면서였다. 자유도가 높다는 건 반대로 규칙이 없다는 뜻이었다. 스프린트 노트 템플릿을 만들었는데, 두 달이 지나니까 팀원마다 다른 형식으로 채워놓고 있었다. 찾으려는 문서가 어디 있는지 알 수 없게 됐다. 사이드바에 페이지가 100개가 넘어가면서 "그 문서 어디 있더라"가 반복됐다.
# 슬랙 대화 재현
팀원A: "API 문서 Notion에 있어요? 찾을 수가 없어서요"
팀원B: "어... 어디 있더라. 개발팀 > 기술문서 > API... 인가? 아니면 위에 있나"
팀원C: "저 거기서 못 찾아서 새로 만들었는데 두 개인가요?"
→ 결국 같은 내용의 문서가 세 곳에 생김
─────────────────────────────────────────
원인: 정보 구조 규칙 없이 자유롭게 페이지를 만든 결과
Notion 검색을 쓰다 보면 분명히 있는 문서가 안 나오는 경우가 있었다. 특히 한글 검색이 영문보다 불안정했다. "결제 연동"을 검색했는데 "결제"만 들어가도 나와야 하는 문서가 없었다. 결국 직접 사이드바를 탐색하거나 팀원한테 물어봤다.
그리고 데이터베이스 안에 있는 텍스트는 검색에서 잘 안 잡혔다. 스프린트 로그를 데이터베이스로 관리했는데, 거기 기록한 내용을 나중에 검색으로 찾을 수가 없었다. 이건 팀 단위로 쓸 때 꽤 불편한 부분이었다.
정보 아키텍처 규칙을 먼저 만들어야 한다. "새 문서는 이 구조로 만든다"는 템플릿을 강제하지 않으면 6개월 후 정글이 된다. 자유도가 높을수록 규칙이 더 필요하다는 역설이 있다.
Confluence — 처음엔 답답했다가 이런 점이 좋았다
Notion에서 Confluence로 넘어갔을 때 첫 느낌은 "아 무겁다"였다. 페이지 로딩 시간이 Notion보다 확실히 길었고, 에디터가 구식처럼 느껴졌다. 블록을 드래그앤드롭으로 옮기는 게 안 됐고, 레이아웃을 바꾸려면 "레이아웃 추가" 버튼을 따로 눌러야 했다.
온보딩 이틀 동안 "왜 이걸 써야 하지?"를 생각했다. 그런데 한 달이 지나면서 생각이 바뀌기 시작했다.
기술 사양서를 쓰면서 관련 Jira 이슈를 문서 안에 임베드했다. 그냥 링크가 아니라 이슈 상태, 담당자, 완료 여부가 실시간으로 문서 안에서 바뀌었다. 배포 체크리스트를 Confluence에 만들었더니, Jira 이슈가 완료되면 체크리스트 항목이 자동으로 업데이트됐다.
Notion에서는 Jira 링크를 일일이 복사해서 붙이고 상태를 수동으로 업데이트했는데, Confluence에서는 그 작업이 사라졌다. 팀에 Jira를 쓰는 사람이 많을수록 이 연동의 가치가 올라갔다.
30명이 넘는 팀에서 문서를 찾는 일이 생각보다 많았다. "결제 모듈 설계서 어디 있어?"라고 Confluence 검색창에 치면, 스페이스별로 정리된 결과가 나왔다. 레이블로 필터링할 수 있었고, 작성자나 날짜로도 좁힐 수 있었다.
Notion에서는 "아마 개발팀 폴더에 있을 거야"로 탐색했는데, Confluence에서는 검색 하나로 해결됐다. 팀 규모가 클수록 이 차이가 크게 느껴졌다.
Notion은 자유롭고 Confluence는 구조적이다. 그 차이가 소규모 팀에서는 Notion의 장점이고, 대규모 팀에서는 Confluence의 장점이 된다.
각 도구가 빛나는 상황 — 내 기준
스타트업 초기, 팀 5~15명 규모
Jira 없이 자체 로드맵 / 스프린트 관리
비개발자 팀원이 많아 진입 장벽이 낮아야 할 때
문서 + 데이터베이스 + 칸반을 한 공간에서
개인 노트 / 팀 위키 겸용이 필요할 때
비용을 최소화해야 하는 초기 팀
Jira를 이미 쓰는 팀, Atlassian 생태계
20명 이상 팀, 부서별 문서 권한 관리 필요
기술 사양서, 아키텍처 문서처럼 장기 보존 문서
문서 승인 워크플로우가 필요한 환경
전사 차원 검색과 레이블 분류가 중요할 때
규정 준수 / 감사 추적이 필요한 기업
항목별 점수 — 내 주관적 평가
이것만은 꼭 알고 선택하라
도구가 문제가 아니라 문서 문화가 없는 게 문제다. Notion을 써도, Confluence를 써도 팀이 문서를 안 쓰면 의미가 없다. 실제로 두 번째 회사에서 Confluence가 있었는데, 핵심 로직이 담긴 문서가 없어서 퇴사한 선배 개발자한테 직접 연락했던 적이 있었다. 도구를 바꾼다고 문화가 바뀌지 않는다.
도입 초기 구조 설계가 전부다. Notion은 정보 아키텍처 없이 쓰면 6개월 뒤 정글이 되고, Confluence는 스페이스 설계 없이 쓰면 9개월 뒤 미로가 된다. 도입할 때 "이 정도는 나중에 정리하면 되겠지"는 없다. 처음에 구조를 잡아야 한다.
두 도구를 섞어 쓰는 팀도 있다. 실제로 두 번째 회사에서는 Confluence는 기술 문서, Notion은 팀 개인 노트와 빠른 브레인스토밍용으로 나눠 썼다. 하나로 통일하는 게 이상적이지만, 용도를 나누면 각자 강점을 살릴 수 있다.
Jira 쓰는 팀 + 20명 이상 → Confluence. 그 외 대부분의 스타트업 → Notion. 그리고 어느 도구를 선택하든 처음 두 주는 구조 설계에만 써라.
두 도구 다 써보고 내린 결론은 "어느 게 더 낫냐"가 아니라 "어느 상황에서 어느 게 맞냐"다. Notion은 유연하고 빠르게 시작할 수 있는 강점이 있고, Confluence는 규모가 커져도 관리가 되는 구조적 강점이 있다.
도구 자체보다 더 중요한 건 팀이 문서를 쓰는 문화다. 좋은 도구가 있어도 쓰지 않으면 의미가 없고, 불편한 도구라도 팀이 잘 쓰면 효과가 있다. 문서 문화를 먼저 만들고, 그 문화에 맞는 도구를 고르는 순서가 맞다.
💬 어떤 문서 도구를 쓰고 계신가요?
Notion이나 Confluence 외에 다른 도구를 쓰시는 분도 환영합니다. 실제 팀에서 쓰면서 좋았던 것, 불편했던 것을 댓글로 나눠주세요. 도구 도입을 고민 중인 분들에게 현직자 경험이 가장 도움이 됩니다.
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